문서가 잘 작동하지 않는 10가지 이유

카테고리

프로그래밍/소프트웨어 개발

서브카테고리

DevOps

대상자

• 소프트웨어 개발자, 기술 문서작가, DevOps 엔지니어
• 중간 난이도: 문서 관리 및 협업 프로세스 이해 필요

핵심 요약

• 문서의 신뢰도는 마지막 수정 날짜에 따라 결정된다 (6개월 이상 업데이트 없는 문서는 신뢰할 수 없음)
• 소유자 없이 생성된 문서는 약 6개월 후에 "폐기" 상태로 간주된다 (과거 버전과 다른 정보로 인해 혼란 유발)
• 문서 구조는 검색 기능에 의존해야 하며, 폴더 계층은 사용자에게 무의미하다 (30초 이내 검색 결과 없으면 슬랙으로 질문)

섹션별 세부 요약

1. **불일치한 정보와 신뢰성 문제**

• 동일 시스템에 대해 3개 이상의 문서가 존재하며 내용이 충돌
• 사용자가 문서의 "마지막 수정 날짜"를 신뢰 기준으로 삼는 경향
• 6개월 이상 업데이트되지 않은 문서는 "거짓 정보"로 간주

2. **소유자 부재와 문서 관리 부족**

• 문서 작성 후 유지보수가 명확히 지정되지 않음
• 외부 인원이 문서를 수정하지 않으므로 "분기된 버전" 생성
• 문서 작성자 이직 시 문서의 신뢰도가 하락

3. **구조적 문제와 접근성 저하**

• 폴더 구조보다 키워드 검색이 우선시되며, 30초 이내 결과 없으면 슬랙 질문
• 12단계 이상의 폴더 계층으로 인해 정보 위치 확인 어려움
• 문서 검색은 "기억에 의존"하는 비효율적인 방식

4. **문서의 "폐기" 및 관리 방치**

• 문서 시스템 자체는 결함이 없으나, 관리 부족으로 인해 "디지털 쓰레기"로 변질
• 문서 소유자가 없으면 "사용 중지" 상태로 간주
• 문서는 "와인"이 아닌 "우유"처럼 시간이 지남에 따라 악화

5. **문서 활용의 한계와 대안**

• 오류 있는 문서도 특정 인물을 가리키는 데 도움
• 잘못된 문서는 문제 해결을 위한 대체 경로 제공 (예: 실시간 협업)
• 문서는 "소유자"가 없으면 결국 무용지물로 변질

결론

• 문서 관리에 소유자 지정과 정기 점검 프로세스를 도입해야 하며, 검색 기능 강화와 자동화된 업데이트 알림 시스템 구축이 필수적이다. 문서는 "유지보수 가능한 자산"으로서, 개발 팀의 핵심 협업 도구로 자리매김해야 한다.